4 Gründe, warum elektronische Aufzeichnungen besser sind als Papier Aufzeichnungen

Sind Sie es leid, Aufzeichnungen in Papierform zu führen? Hier sind 4 zwingende Gründe, warum elektronische Rekorder den Papier Rekordern überlegen sind, sowie Anweisungen zur Durchführung der Konvertierung.

Geben Sie weniger Geld aus. 

Einer der zwingendsten Gründe für die Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen sind die möglichen Kosteneinsparungen. Betrachten Sie es so. Wie viele Überstunden zahlen Sie, wenn ein Mitarbeiter eine Akte haben möchte und stundenlang in Aktenschränken danach sucht? 

Überstunden können allein schon unerschwinglich teuer sein, aber Sie haben auch hoch qualifizierte Mitarbeiter, die ihre Tage damit verbringen, über Akten und Ordnern zu grübeln, was die Situation verschlimmert.

Neben der Zentralisierung Ihrer Vermögenswerte bietet Ihnen das richtige elektronische Dokumentenmanagement eine Reihe zusätzlicher kostensparender Möglichkeiten. 

Indem Sie Aktenschränke aus der Gleichung entfernen, können Sie möglicherweise auf einen kleineren Bürobereich verkleinern. Darüber hinaus können Online-Schulungen und -Tests die Kosten erheblich senken.

Reduzieren Sie Müll, um die Umwelt zu schützen. 

Nicht nur die Arbeit Ihres Unternehmens hat Einfluss auf die Welt. Reduzieren Sie Ihre CO₂-Bilanz und tragen Sie zum Umweltschutz bei. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Sie müssen 100 Mitarbeiter dazu bringen, eine neue politische Maßnahme zu unterzeichnen, die in einer 9-seitigen Broschüre enthalten ist. 

Das sind 900 Blatt Papier, ganz zu schweigen von Tinte, Toner, Heftklammern und Ordnern. Im Laufe eines Jahres sammeln sich all diese Ressourcen an. Sie werden eine größere Wirkung sehen, insbesondere wenn sich regulatorische Vorschriften ändern, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder eine interne Revision erforderlich ist.

Durch die Integration von PDF in Ihren Arbeitsbereich können Sie Papierverschwendung reduzieren und eliminieren. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren: https://www.sodapdf.com/de/pdf-in-jpg/.

Machen Sie den Zugriff und das Teilen einfach.

Was ist der wichtigste Aspekt Ihrer Dokumente? Die von Ihnen verwalteten Papiere müssen zugänglich sein und über aussagekräftige, klare und aktuelle Informationen verfügen. Andernfalls ist Ihr Personal möglicherweise nicht in der Lage, wichtige Informationen zu finden, wenn diese benötigt werden. Wenn Sie alle Ihre Papiere online haben, können Sie sie auch für entfernte Mitarbeiter leicht einsehen. Es bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter unterwegs oder außerhalb des Büros finden können, was sie brauchen.

Anstelle von Aktenschränken können Sie mit der elektronischen Aufzeichnung alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, in der Cloud speichern. Dadurch hat jeder in Ihrem Unternehmen über sein Smartphone ständigen Zugriff auf kritische Informationen. Die Möglichkeit, die für Compliance und Arbeitsleistung erforderlichen Tools zu finden, ist nicht der einzige Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements. 

Ihre Mitarbeiter können Strategiepapiere und andere Dokumente mit Mobilgeräte konzipierte Inhalten schnell auswerten und zeichnen. Sie können sofort den gesamten Verlauf Ihrer Unterlagen einsehen und verstehen, und Sie wissen immer, wann und wer jeden Artikel gelesen, aktualisiert, autorisiert und unterschrieben hat.

Erwägen Sie, digital zu werden. 

Bedenken Sie Folgendes: Die Implementierung eines elektronischen Aufzeichnungssystems kann sowohl Zeit als auch Geld erfordern. Die Online-Verwaltung Ihres Papierkrams hingegen spart Ihnen auf lange Sicht Zeit und Geld. Ein durchgängiger digitaler Dokumentenmanagement-Prozess ermöglicht es allen Ihren Mitarbeitern, über ein einziges Web-Gateway mit Dokumenten zu interagieren, was das Leben für alle einfacher macht.